Dieses Kapitel ist mir wirklich ein Anliegen. Denn es kommt immer wieder vor. Jeden Tag: Die To Do – Liste wird länger und länger und man gerät schnell in die Gefahr, sich in all den Aufgaben, Chats und Terminen zu verzetteln.
Hilfe zur Selbsthilfe: Ein Anruf bei der Bank
Ich erinnere mich gut an ein Gespräch, als ich Anfang 20 und eine noch ganz junge Projektmanager:in war. Verzweifelt rief ich meine Cousine bei Deutschen Bank an. Sie war dort Filialleiterin und ich dachte, sie könnte es vielleicht wissen und mir helfen: „Du sag mal, du bist doch Chefin. Wie machst du das mit all diesen vielen Aufgaben und der ganzen Verantwortung? Wie schaffst du das alles? Dein Tag ist doch auch nicht länger als meiner und ich muss kein Team leiten, keine Umsatzergebnisse vorweisen, so wie Du. Irgendein Geheimnis muss es doch geben, wie man all das schaffen kann?!“ Sie antwortete nur: „Klar, du musst priorisieren. Also wenn du viele Aufgaben hast, musst du überlegen, welche davon wirklich wichtig ist und dann diese zuerst machen.“ Aaah, Priorisieren. OK. Warum bin ich da nicht selbst drauf gekommen. Na klar: Manchmal sieht man den Wald vor lauter Bäumen nicht mehr. 😉 Also: Gesagt getan. Dachte ich mir. Und musste schnell einsehen, dass das gar nicht so einfach ist. Immer wieder verflog die Zeit und wichtige Aufgaben gerieten schnell aus den Blick. So richtig war ich noch nicht glücklich….
Auf der Couch mit der Erfahrung, dem Alter, der Weisheit.
Ich fragte also am Abend meinen 77-jährigen Mentor. Er hatte u.a. in der DDR jahrelang für die Verkehrsbetriebe und als Abteilungsleiter einer Reinigungsfirma gearbeitet, u.a. in der Personaleinsatzplanung. Ich erzählte ihm auf der Couch von meinem Gespräch mit meiner Cousine und fragte dann: „Hast du noch einen Rat?“ Er sah mich eindringlich an und meinte schließlich: „Du musst dir einen Zeitplan machen. Du musst dir deine Zeit, die du hast, genau aufteilen in die Arbeitsbereiche, die du jeden Tag schaffen und bearbeiten willst.“ Also gut. Ich erarbeitete mir eine Liste, in der ich meine Arbeitszeit nach meinen Aufgabengebieten und groben Tätigkeiten inklusive der Zeit, wann ich diese Bereiche abarbeiten wollte, einteilte. Dann merkte ich schnell, dass man in der Praxis jedoch schnell die Zeit vergisst. Also legte ich mir den ausgedruckten Arbeitszeiten-Zettel auf den Rechner und schaute immer wieder auf die Uhrzeit des Bildschirms, rechts unten in der Ecke. Anfangs machte ich mir noch Termine mit den Zeit-Slots, da es mir wirklich schwer fiel, die Zeit nicht zu vergessen. Über die Jahre gelang es mir, hier eine gewisse Routine zu erreichen. Ich überzog die Zeiten nicht mehr, hatte sogar ein Gefühl für die Zeit bekommen und wusste, wann ich wieder auf die Uhr schauen sollte – ganz ohne extra Termin dafür. Blieb noch ein Problem:
Die vielen Prioritäten
Irgendwie erschien mir alles wichtig. Alles irgendwie gleich wichtig. Oder anders gesagt: Mir fiel das Priorisieren wirklich schwer. Ich machte mich also auf die Suche nach Expert:innen, die dieses Problem kannten und dafür eine Lösung hatten. Und da ich Bildschirm-Zeit so weit es ging vermeiden wollte, suchte ich mir einen Podcast, den ich in Ruhe hören konnte. Auf meiner Plattform des Vertrauens wurde ich schließlich fündig, z.B. mit Folgen wie „Richtig Priorisieren.“ Oh ja, es gab Unmengen an Folgen zu dem Thema. Ich hörte mir einige an. Leider weiß ich nicht mehr, welcher genau es war, deren Take-Away mich wirklich weiter brachte. Aber egal. Jedenfalls war es diese eine Botschaft, die ich hören musste, die ich hören durfte und die mich bis heute begleitet:
Am Ende geht es darum, Gewinn zu machen.
Oder, wie Herman Simon es mit seinem Buchtitel ausdrückt: „Am Gewinn ist noch keine Firma kaputt gegangen“. Und wenn das Ziel nicht erreicht ist, ist alles andere mehr oder weniger unwichtig. Also frage ich mich jetzt bei jeder Tätigkeit: Inwiefern bringt uns das näher an unser Ziel, Gewinn zu machen? Klar, dass dann die Kundin bzw. der Kunde immer im Fokus stehen muss und klar, dass dann die Zahlen stimmen müssen. So halte ich es innerhalb unserer Firma und so halte ich es bei meiner Tätigkeit als Berater:in für die condots GmbH: Wenn die Zahlen beim Kunden am Ende stimmen, stimmen auch unsere Zahlen. Win-Win. Und stimmt auch meine Stimmung. Win-Win-Win. Und genau so priorisiere ich: Ich frage mich, welcher der tausend Tätigkeiten am ehesten zum Gewinn der Firma beitragen könnte. Und ich versuche, dabei genau drei Dinge herauszugreifen. Nicht mehr als drei wichtige Aufgaben am Tag. Manchmal werden vier draus. Aber das ist schaffbar, machbar, leistbar und gesund. Für mich und für die Kund:innen.
Wie priorisieren Sie?
Was ist Ihre Erfahrung? Schreiben Sie mir hier, ich bin gespannt, was Sie zu erzählen haben.
PS.: Wenn Sie wissen möchten, wie unsere gelebte Berater:innen-Praxis bei der condots GmbH aussieht, vereinbaren Sie gerne hier einen Kennlern-Termin.
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