Neulich bekamen wir einen Auftrag, bei dem wir das Projektmanagement für einen Kunden übernehmen sollten. Es ging um die Einführung eines neuen Klinik-Informationssystems (KIS) in der Klinik. Das alte KIS-System sollte bald durch ein neues ersetzt werden. Die Herausforderung bestand darin, dass das Projekt zeitlich an Fahrt gewinnen musste, denn die Abkündigung des alten KIS-Systems stand unmittelbar bevor.
Das Projekt ging nicht so recht vorwärts, daher wurden wir gerufen, um das Ganze zu beschleunigen. Einmal in der Klinik angekommen, stellten wir schnell fest, dass das Projekt schon grob geplant war. D.h. es lagen bereits grobe Zeitpläne vor. Für jede Aufgabe wurde ca. eine Woche Zeit eingeplant. Aber ist das wirklich eine gute Vorgehensweise? Was passiert, wenn die Aufgabe so groß ist, dass sie die eine Woche locker zeitlich übersteigt? Dann würden sich alle Folgeaufgaben ebenso verschieben und der ganze Zeitplan würde unmittelbar ins Wanken geraten. Genau das haben wir als kritischen Punkt gesehen, den wir als externe ProjektmanagerInnen angehen mussten und wollten.
Wir entschlossen uns, die Aufgabenpakete näher anzuschauen und unterteilten die Einzelaufgaben in noch kleinere Unteraufgaben. Hintergrund war, dass wir die Zeiten der Unteraufgaben besser, im Sinne von realistischer, schätzen konnten. Dann addierten wir die Zeiten jeder einzelnen Unteraufgaben zusammen. Heraus kam eine realistische Zeitschätzung für die jeweiligen Einzelaufgabe. Schließlich mussten wir noch die Zeitaufwände der Einzelaufgaben zusammenrechnen und fertig war der Zeitplan.
Fazit: How to eat an elephant? Immer in Scheiben!
Deutsche Krankenhäuser mit ihren individuellen Herausforderungen benötigen maßgeschneiderte Lösungen. Eine generelle, für jeden perfekte, Lösung gibt es nicht. Damit die richtigen Lösungen zum Einsatz kommen und die Integration neuer Strukturen ein Erfolg wird, ist einschlägiges Know-How erforderlich. Die condots ist eine Unternehmensberatung im Gesundheitswesen mit Schwerpunkt in den Bereichen Projektmanagement, klinische Prozesse und Organisationsentwicklung und hat das erforderliche Wissen, um auch Ihr Projekt erfolgreich umzusetzen.
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